המלאי כולל את כל המוצרים שזמינים בעסק, כולל חומרי גלם, מוצרים בתהליך עבודה ומוצרים מוגמרים. חשוב מאוד להחזיק מלאי מכמה סיבות. ראשית, נדרש זמן על מנת להשלים כל שלב בשרשרת האספקה. על מנת למנוע זמן המתנה ארוך, חייב להיות בעסק מלאי זמין שיספק את ביקוש הצרכנים.
המטרה של מלאי זמין היא למנוע אי שביעות רצון מצד הצרכן מה שעלול לגרום לירידה במכירות. בנוסף, אף אחד לא יכול לחזות במדויק את רמת הביקוש של השוק. לפעמים, שומרים על מלאי כדי להגן על העסק מפני ביקוש לא יציב. לבסוף, מלאי גדול תורם לחיסכון. בדרך כלל יותר חסכוני לקנות במסה ולא בכמויות קטנות. גורם זה ממריץ את החברות להחזיק מלאי.
למרות שאחזקת מלאי היא הכרחית, היא גם יקרה. לכן, ניהול מלאי הופך להיות חיוני כי הוא מאפשר לחברה למזער את העלויות תוך כדי היענות לדרישות הלקוחות.
ניהול מלאי חייב להיעשות באופן יעיל ולעיתים קרובות הוא כרוך באיסוף מבחר של מוצרים במגוון גדלים, צבעים ותכונות. החברה צריכה לשאוף לנהל את כמותם של כל המוצרים ואת מיקומם, ולהיות בעלת יכולת לעקוב במדויק אחר כל מוצר ומוצר, עד לנקודת המכירה שלו.
מערכות ממוחשבות לניהול מלאי עושות זאת באמצעות מספר תכונות מפתח, מתוכן נזכיר שתיים:
- קטגוריזציה של מוצרים – חברות יכולות לסווג קבוצות של המוצר לפי תכונות שונות שלהם. כך, יכול העסק לחפש קבוצת מוצר בעזרת מערכת הניהול ולדעת במדויק את כמות המוצרים ואת מיקומם. העסק יכול לראות בקלות אילו מוצרים הם פופולאריים ואילו נמכרים יותר באיטיות. יכולת זו מובילה לרכישת מלאי מושכלת יותר.
- יכולת ליצור תרשים זרימה של המלאי מבחינת רכישה וחיסכון בעלויות – המערכת הממוחשבת מאפשרת לחברה לקבל התראה כאשר קבוצת מלאי ספציפית מגיעה לרמה המינימאלית שנקבעה מראש. המערכת מודיעה שהגיע הזמן לרכישה חוזרת של מלאי מסוים. לאחר מכן מחפשת המערכת היכן ניתן לרכוש פריטים אלה במחיר הנמוך ביותר. במשך הזמן יכולה מערכת המחשוב לעקוב ולהכין דוח על המלאי שנרכש, כולל ספקים שמציעים את המחירים הנמוכים ביותר באופן עקבי. כתוצאה מכך יכולה החברה לקבל בקלות ובעקביות את המחירים הטובים ביותר.
